Unsere Genossenschaft

Enges Miteinander mit Lieferanten: die Partnerbetreuung macht es möglich

Jürgen Stapel schätzt den partnerschaftlichen Austausch mit den Partnerunternehmen

Vielfach ist das Verhältnis von Lieferanten zu Kunden von einem intensiven Wettbewerb geprägt: Was der eine weniger hat, hat der andere mehr. Die Diskussion um die Preise, die Landwirten vom Groß- und Einzelhandel gezahlt werden, ist nur ein Beispiel. In der GFT ist dies anders. Es gibt eine Partnerbetreuung, die die Interessen von Lieferanten und Mitgliedern in Einklang bringt. Hier arbeitet Jürgen Stapel und stellt sicher, dass Partnerbetreuung keine Worthülse bleibt.


Herr Stapel, gute Konditionen für GFT-Mitglieder auszuhandeln, ist ein wichtiger Teil Ihrer Aufgaben. Aber das machen Sie auf Basis einer engen Partnerschaft mit Ihren Lieferanten. Was muss man sich darunter vorstellen?
Stapel: Genau, wir arbeiten in einem partnerschaftlichen Miteinander mit dem Ziel, langfristig mit unseren Partnern zu kooperieren. Denn unsere Mitglieder brauchen verlässliche Lieferbeziehungen und tief vernetzte Prozesse – Stichwort: integrierte Wertschöpfungskette. Wir benötigen am jeweiligen Bedarf orientierte Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit. Dabei sind die Lieferanten echte Partner, deren Interessen uns sehr wichtig sind.


Das hört sich aber sehr nach „Kuschelwiese“ an.
Stapel: Mag sein, dass es sich so anhört, aber diese „Kuschelweise“, wie Sie sagen, funktioniert auf der Basis eines unternehmerischen Vorteilsdenkens. Es ist eine Win-Win-Situation, die natürlich auch ein Stück unserer genossenschaftlichen Kultur, aber vor allem der Funktionsweise der GFT entspricht.


Das müssen Sie erklären. Also einmal von vorne: Was macht die Partnerbetreuung?
Stapel: Im Kern kümmern wir uns um unsere Lieferanten und bemühen uns, neue zu gewinnen. Dann sind wir für die Vertragsgestaltung mit neuen und bestehenden Lieferanten sowie die Konditionenverhandlungen verantwortlich. Steht dieser Rahmen, geht es um die Verwaltung der Lieferantenbeziehungen. Dazu gehören die Pflege der Artikelstämme und Preislisten, die Bonusabrechnungen, die Vorbereitung von Monats- und Jahresabschlüssen, das Controlling, die Margenprüfung und, und, und.


Das klingt kompliziert und aufwändig.
Stapel: Das ist es auch. Aber dadurch entsteht am Ende ein einzigartiger Vorteil für Mitglieder und Lieferanten: Wir stellen unseren Mitgliedern die Preislisten von ca. 70 der über 80 Vertragslieferanten zur Verfügung. Gäbe es die GFT nicht, müsste jedes Mitglied 70 Preislisten einzeln bearbeiten und jeder Partner hoffen, dass seine Angebote bei unseren 186 Mitgliedern im Zugriff sind. Über das GFT-Intranet haben alle unsere Mitglieder Zugang zu sämtlichen Preislisten unserer Partnerunternehmen inkl. Artikelbeschreibung. Darüber hinaus stellen wir Ansprechpartnerinnen und –partner, Konditionen, Lieferbedingungen und Bonusvereinbarungen in einem separaten Preislistenblatt bereit.


Aber die GFT ist kein Großhändler, der zwischen den Systemhäusern und Sicherheitstechnik­unternehmen einerseits und den Lieferanten andererseits steht?
Stapel: Genau. Wir sind eher das gut geölte Scharnier und lassen das Miteinander so einfach wie möglich werden. Dazu gehört die Konditionensicherheit, juristische Sicherheit durch Rahmenverträge und wie gesagt tiefintegrierte Prozesse und Systeme. Der eigentliche „Deal“ geschieht dann zwischen Lieferanten und Mitgliedern. Daher findet dort auch die finale Abstimmung der Konditionen statt. Der Lieferant bestätigt seine Leistung direkt gegenüber dem Mitglied, er liefert direkt aus. Wir übernehmen dann wieder die nachgelagerten Prozesse, also die Auftragserfassung, den Rechnungsabgleich auf Basis der zwischen Mitglied und Lieferanten vereinbarten Konditionen, die Fakturierung, das Controlling und die Margenprüfung. Unter dem Strich stehen am Ende hohe Kostenersparnis durch Outsourcing von Backoffice-Tätigkeiten, günstige Konditionen und sichere sowie einfache Prozesse auf Mitgliederseite. Letztere sind auch im Interesse der Lieferanten. Hinzu kommt die Artikelpflege und wenn man so will, profitieren die Lieferanten von einer besonderen Art der Vertriebsunterstützung durch die GFT.


Und wenn es Konflikte gibt?
Stapel: Weil wir eben keine „Kuschelwiese“ sind, gibt es mitunter auch Konflikte. Die entstehen regelmäßig bei den Konditionenverhandlungen, die können sich aber auch an anderer Stelle entzünden, beispielsweise bei Qualitätsmängeln, Lieferengpässen, Gewährleistungsfragen etc. Bei all diesen Themen – Sie erinnern sich an das Bild des Scharniers, das ich für den Regelprozess genutzt habe – wirken wir als Mittler ohne unmittelbare Interessen. Unser einziges Ziel ist ein Kompromiss, der beiden Seiten hilft und auch eine künftige Zusammenarbeit ermöglicht. Das wird von beiden Seiten, Mitglieder wie Lieferanten, hochgeschätzt.


Wieviele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stemmen denn diese Aufgabe?
Stapel: In der Partnerbetreuung sind wir zwei Personen, hinzu kommen in der Auftragsabwicklung elf weitere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.


Über welche Kanäle erhalten Ihre Mitglieder die notwendigen Informationen? Über den guten alten Katalog?
Stapel (lacht): Erst „Kuschelwiese“ und nun Katalog – nein, da sind wir topmodern aufgestellt und im Laufe des Jahres 2022 werden wir noch einen Riesenschritt machen. Allerdings läuft in der GFT vieles, aber nicht alles digital.

Zuvorderst ist unser Mitgliederintranet zu nennen. Hier finden unsere Mitglieder alle erforderlichen Informationen zu Preisen und Produkten. Sie erhalten aktuelle Meldungen und Rundschreiben mit Infos über neue Lieferanten und Konditionen.

Extrem wichtig – gerade auch für ein intensives Miteinander und lösungsorientierte Kompromisse – sind die von uns angebotenen Workshops mit Lieferanten, um neue Produkte zu präsentieren. Hinzu kommen die Leistungskreise, in denen Partner und Mitglieder zu einem Regelaustausch zusammenkommen. Diese Veranstaltungen bieten wir analog wie digital an. Und dann sind da natürlich unsere Branchentreffen im Frühjahr und Herbst, wo bei einem Glas Bier das persönliche Miteinander gepflegt wird.


Sie sprachen von einem „Riesenschritt“ in 2022 in der Partnerbetreuung.
Stapel: Korrekt. Nachdem unsere Homepage 2020 einen Relaunch bekommen hat, werden wir in diesem Jahr eine neue GFT-Warenwirtschaft migrieren. Hier werden neue Schnittstellen (GFTWAWI) die Kommunikation zwischen den verschiedenen ERP-Systemen unserer Mitglieder mit der GFT-Zentrale erleichtern. Auch das GFT-Intranet werden wir in 2022 modernisieren.


Welche drei Fragen werden denn am häufigsten von Partnern gestellt?
Stapel: Fragen kann man nicht exakt benennen. Aber es gibt Schwerpunktthemen: Preise und Konditionen, Konditionenänderungen und Reklamationen.


Darf ich etwas Persönliches fragen?
Stapel: Nur zu.


Was macht Ihnen am meisten Spaß in Ihrem Job?
Stapel: Ich bin ein Zahlenmensch. Daher mag ich es besonders, Auswertungen zu fahren und Controllingaufgaben wahrzunehmen.

Aber ohne den partnerschaftlichen Austausch, das Miteinander, die Tatsache, dass man sich auch persönlich kennt, die vielen positiven Rückmeldungen, die wir erhalten, wäre das ein Job wie jeder andere. Ist er aber zum Glück nicht.

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Vertragslieferanten
sind Partner der GFT-Mitglieder. Für eine Fülle von guten Konditionen zum beiderseitigen Vorteil.

Stapel sieht seine Rolle als "gut geöltes Scharnier" zwischen Lieferanten und Mitgliedern. Links im Bild: Asmus Schütt.